OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

                W związku z rozpoczęciem obowiązywania ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z dnia 24 maja 2018 r., poz. 1000) przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Szczuczynie, dalej jako „Ośrodek”.

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych:

• klientów, świadczeniobiorców oraz członków ich rodzin;
• pracowników Ośrodka;
• przedsiębiorców współpracujących z Ośrodkiem na podstawie umów cywilnych;
• wnioskujących o udzielenie informacji publicznej;
• adresatów korespondencji;

jest Ośrodek Pomocy Społecznej w Szczuczynie z siedzibą przy pl. 1000-lecia 23, 19-230 Szczuczyn. Kontakt z administratorem jest możliwy pod numerem telefonu (86)273 50 80 w 223 i 222 lub za pomocą poczty elektronicznej ops@szczuczyn.pl

Czy w Ośrodku wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak. Funkcję inspektora ochrony danych w Ośrodku pełni Pan Robert Stańczyk, z którym można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej: iod@ops.szczuczyn.pl

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe klientów, świadczeniobiorców oraz członków ich rodzin?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasz Ośrodek przetwarza dane osobowe klientów, świadczeniobiorców oraz członków ich rodzin na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c; e RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. g RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa, w tym ustawy o pomocy społecznej, o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, o wspieraniu rodziny, o Karcie Dużej Rodziny i in. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane pracowników Ośrodka?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasz Ośrodek przetwarza dane osobowe pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c; e RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem (procesem naboru) i wykonywaniem umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej czy porozumienia (w tym wolontariat), na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy Ośrodek – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz w aktach wykonawczych do tychże ustaw. Ponadto Ośrodek wypełnia obowiązki związane z przetwarzaniem danych w zakresie ubezpieczeń społecznych, funduszu socjalnego i podatkowym. W wyjątkowych  sytuacjach podstawą prawną przetwarzania może być zgoda pracownika w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów Ośrodka?

Ośrodek przetwarza dane osobowe kontrahentów, oferentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują z Ośrodkiem na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez Ośrodek danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych, wykonawców i innych osób wskazanych w umowie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dane te są przetwarzane przez Ośrodek na potrzebę zawarcia i realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe i o zamówieniach publicznych zobowiązują Ośrodek do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy. 

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej?

Ośrodek przetwarza dane osobowe osób wnioskujących o udzielenie informacji publicznej na podstawie ciążącego na administratorze obowiązku prawnego, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osób, z którymi placówka prowadzi korespondencję?

Ośrodek przetwarza dane osobowe osób w związku z rejestrowaniem poczty przychodzącej i wychodzącej w formie papierowej i elektronicznej. Osoby, które przesyłają wiadomość do Ośrodka wyrażają zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych zawartych w treści e-mail lub listu, a podstawą przetwarzania danych osobowych przez administratora jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. W zależności od sprawy, Ośrodek przetwarza dane osobowe przez okres praktycznego znaczenia korespondencji, wycofania zgody lub przez okres, w którym Ośrodek zobowiązany jest do jej zachowania. Ośrodek zobowiązany jest do archiwizacji korespondencji zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, a podstawą przetwarzania będzie wówczas obowiązek administratora danych w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W jakim celu Ośrodek przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania danych osobowych przez Ośrodek jest w szczególności wypełnianie obowiązków nałożonych na nią przepisami prawa. W przypadku danych osobowych klientów i osób ubiegających o pomoc lub świadczenia jest to przede wszystkim realizacja zadań związanych z pomocą społeczną. Ponadto celem przetwarzania przez Ośrodek danych osobowych pracowników jest prawidłowa realizacja zawartej z nimi umowy. W przypadku danych osobowych kontrahentów lub oferentów, Ośrodek przetwarza je dla prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy lub spełnienia wymagań związanych w Prawem Zamówień Publicznych. Wiele czynności wymaga prowadzenia korespondencji w formie tradycyjnej oraz z zastosowaniem narzędzi teleinformatycznych, w tym np. konieczność odpowiedzi na wniosek o  udzielenie informacji publicznej.

W przypadku wystąpienia roszczenia Ośrodka względem osoby fizycznej, Ośrodek może przetwarzać dane tej osoby, w tym udostępnić innym podmiotom lub organom właściwym dla sprawy, w celu egzekucji powyższego roszczenia zgodnie art. 6 ust.  lit. e) RODO.

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. W przypadku umów, podanie danych jest konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości przyznania świadczenia lub udzielenia pomocy,  brak możliwości zatrudnienia, brak możliwości wydania decyzji itd.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

Ośrodek udostępni dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że Ośrodek może też powierzać przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców, świadczących usługi wspomagające w zakresie infrastruktury technicznej (systemy informatyczne lokalne i w chmurze obliczeniowej), usług pocztowych (kanał tradycyjny - papierowy i hosting poczty elektronicznej), bankowości elektronicznej i in. Ośrodek zobowiązany jest w związku z zasadą jawności życia publicznego do udostępniania informacji publicznej (np. na wniosek osoby trzeciej, strona internetowa, Biuletyn Informacji Publicznej), która może zawierać dane osobowe. Co do zasady Ośrodek stara się informacje te anonimizować, biorąc przy tym pod uwagę prywatność osób fizycznych. Ośrodek nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo Ośrodek przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący Ośrodek do przechowywania danych w związku z odpowiednim przepisem prawa, w tym przez okres archiwizacji. Informujemy, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie wpływa na prawo przetwarzania, którego dokonano przez jej wycofaniem.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?

Każdemu przysługuje prawo  dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; wycofania zgody na przetwarzanie danych; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych  w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).